Принтер в офис в 2023 году — как подобрать оргтехнику

Государства и компании переходят на электронный документооборот, но принтер остается обязательной составляющей любого офиса. Распечатать документы на бумаге намного удобнее и проще, чем изучать информацию с экрана. Поэтому не спешите избавляться от принтеров. А если еще не нашли верного «помощника», команда Foroffice составила короткий чек-лист и собственный рейтинг техники. Чтобы вам проще было понять, какой принтер лучше купить для офиса.

Чек-лист для тех, кто собирается приобрести принтер в офис

Начнем с того, что нужно четко обозначить задачи, которые принтер будет решать ежедневно. Это поможет вам сориентироваться в многообразии брендов и моделей. Для этого придется определить следующие моменты.

1. Производительность

Первое, о чем нужно задуматься, — объемы печати. То количество страниц, которое принтер способен выдавать за месяц. Если вы переоцените нагрузку, то рискуете переплатить и купить слишком мощную модель. Если недооцените, техника быстро выйдет из строя.

Бюджетные модели оснащаются специальным датчиком, который не позволяет печатать больше страниц, чем указал производитель. Профессиональные модели могут работать без остановки и перегреваться без ущерба для своего состояния. Соответственно, оптимальный выход — купить принтер помощнее и подороже.

Производительность техники варьируется 5 000 до 100 000 страниц в месяц. Чтобы подобрать оптимальный вариант, посчитайте, сколько пачек бумаги расходуется за этот отрезок времени. И тогда поймете, какой принтер выбрать для маленького, среднего или крупного офиса.

2. Печать

Фаворитами в офисном делопроизводстве являются монохромные модели. Они быстрее печатают, имеют низкую себестоимость отпечатка и стоят дешевле.

Однако если компания занимается печатью листовок, проспектов, буклетов на регулярной основе, без цветного принтера не обойтись. Цветные модели печатают не так быстро, а расходники обходятся дороже. Поскольку вдобавок к черному цвету прилагаются как минимум три основных. К тому же при печати фотографий придется платить еще и за фотобумагу.

Чтобы понять, какой принтер лучше купить для офиса, подумайте о потребностях своей компании.

3. Технология

Когда станет ясно, какая производительность и тип печати вас интересуют, наступает момент выбора технологии.

Струйная

Принцип максимально прост: печатающая головка перемещается вдоль листа и «разбрызгивает» в нужных местах крохотные капли чернил. Последние могут выталкиваться за счет нагрева и расширения (термоструйный вариант) или деформации пьезокристалла под действием напряжения (пьезоэлектрический вариант).

Вторую технологию придумали разработчики Epson и теперь используют ее во всех своих принтерах. Разработка хороша тем, что позволяет отрегулировать размер капли максимально точно, а также меньше изнашивается, поскольку нет высоких температур.

Лазерная

Если для вас важна скорость печати черно-белых документов, тогда можно не ломать голову, какой принтер выбрать для офиса. Ваш выбор — лазерная техника.

Главной действующей силой становится электрический заряд. Сначала на барабан направляется «отрицательный» заряд, а затем— лазерный луч. В итоге заряд уходит из засвеченных лазером мест, а на его место притягивается тонер. А дальше тонер переходит на бумагу, поскольку лист имеет «положительный» заряд. Завершается процесс запеканием тонера в специальной печке.

Такая технология отличается увеличенной скоростью переноса изображения на бумагу. К тому же принтер «дружит» с любой бумагой вне зависимости от ее качества. Среди минусов стоит назвать высокую стоимость техники, менее качественную цветопередачу, а также необходимость присутствия полей. Это значит, что покрыть изображением весь лист не получится.

4. Скорость печати

Выбрать принтер для работы несложно, если вы знаете, сколько страниц придется печатать за день или месяц. Если ваша задача — печать большими тиражами, этот параметр имеет ключевое значение.

Лазерные принтеры работают быстрее, чем струйные. Например, их скорость варьируется от 14 до 33 страниц в минуту и выше. Струйные принтеры не могут выдавать листы с такой скоростью. Однако при сравнении нужно учитывать скорость выдачи первого отпечатка. И в этом моменте струйная техника обгоняет лазерную, поскольку готова выдавать листы сразу после включения. Тогда как лазерному конкуренту требуется около 30 секунд на разогрев.

Если принтером пользуется несколько сотрудников и в печать отправляются небольшие документы, время разогрева может существенно притормозить работу в офисе.

5. Качество отпечатков

Еще один важный параметр, чтобы понять, как выбрать принтер для офиса. Термин «качество отпечатка» объединяет под собой степень цветопередачи, разрешения, глубины тона. Чаще всего в офисной практике используются модели с разрешением 600, 1200 и 2400 точек на дюйм.

Если мы говорим о печати текстовых документов, показатель разрешения может не учитываться. Зато если потребуется печатать иллюстрации или открытки, цветопередача, разрешение и глубина цвета имеют ключевое значение.

Максимальное разрешение для лазерного принтера составляет 1200×600 dpi, а для струйных аналогов — от 5760×1440 dpi и выше. В последнем случае мы видим уровень профессиональной типографской печати.

6. Техническое и программное обеспечение

Заранее нужно определить, как принтер подключается к ПК, ноутбуку и прочим устройствам по сети. Если планируется подключение по сети, нужна настроенная сеть. Если тянуть провода через весь офис не хочется, лучше, чтобы у принтера был wi-fi модуль.

Обратите внимание, с какими операционными системами «дружат» принтеры, чтобы не приходилось затем тратить время на перепрошивку.

7. Функции

Хороший принтер для работы в офисе умеет не только переносить текст и картинку на бумагу. Его задача — облегчить работу в офисе, поэтому могут пригодиться следующие дополнительные функции:

• двусторонняя печать — принтер оснащается блоком «дуплекс», чтобы печать велась сразу с двух сторон. Полезная опция, когда нужно сократить время распечатки больших партий материалов, а также расход бумаги;

• встроенная память позволяет сохранять некоторое количество документов, чтобы затем при случае мгновенно отправлять их в печать;

• СНПЧ — полезная опция для струйной техники, поскольку позволяет автоматически прекращать подачу печать. Хорошо для экономии чернил. Но может сказаться на качестве картинки;

• картридер позволяет проводить печать с фотоаппарата или карты памяти, не используя ПК и не подключаясь к локальной сети. Помогает распечатывать документы с устройства-носителя;

• дополнительные лотки — удобная опция, если печать ведется на разных типах бумаги. Не придется менять носители и проводить перенастройку техники. Достаточно просто переключиться на другой лоток с материалами;

• дисплей помогает понять, в каком состоянии находится картридж и на каком этапе идет распечатка. Сенсорная панель значительно упрощает работу с техникой.

Топ лучших принтеров для офиса от компании Форофис

В бюджетном ценовом сегменте

1. HP LaserJet Pro M15w — от 9 000 рублей

Какой принтер выбрать для офиса, когда у вас небольшая фирма и скромный офис? Берите лазерный принтер, который весит всего 3,8 кг, легко поместится на рабочем столе и будет качественно отпечатывать до 8 000 стр/месяц.

Несмотря на размеры, техника обладает неплохой скоростью. Процессор на 500 Гц быстро обрабатывает информацию и требует всего 8 секунд на разогрев. При этом скорость печати достигает 18 стр/мин.

Остальные характеристики и стандартны для техники в небольшой офис: формат — А4, плотность бумаги — до 120 г/кв. м, есть вход USB и wi-fi-модуль. Не придется протягивать через весь офис провода, чтобы соединить принтер с остальной техникой. А если вы пользуетесь приложением HP Smart, то легко сможете отправлять в печать документы со смартфонов и планшетов.

Неудобство в том, что работает техника только с оригинальными картриджами, а операционная система должна быть не старее Windows 7.

Плюсы:

• Минимальное время на разогрев.

• Хорошая скорость печати.

• Wi-fi модуль.

• Автоматическое выключение/

• Весит всего 3,8 кг.

2. Epson L120 — от 9 000 рублей

Не знаете, какой лучше цветной принтер для офиса? Подсказываем — Epson L120. Это бюджетная модель, которая печатает с разрешением 720×720 dpi. При этом разработчики придали ей компактные размеры и позаботились об эргономике: места достаточно даже в миниатюрной комнате.

Скорость небольшая — 4,5 стр/мин, однако качество серьезное, а себестоимость — рекордно низкая (20 копеек за страницу А4). Если цветную продукцию вы печатаете редко и небольшими тиражами, такая техника будет в самый раз.

Плюсы:

• Самый доступный цветной принтер бренда.

• Качественная сборка.

• Низкая цена за страницу.

• Компактные размеры.

• Чернильные емкости нового поколения.

• Ресурс базового комплекта чернил — 3500 страниц.

3. Kyocera FS-1040 — от 12 000 рублей

Компактный, быстрый и со всех сторон хороший офисный принтер, который идеально впишется в небольшой офис. Лазерная техника весит всего 6,3 кг и легко поместится на рабочем столе, а к ПК и прочему оборудованию присоединяется по интерфейсу USB 2.0 (Hi-Speed).

Что касается возможностей монохромного принтера, они довольно внушительные. Скорость выхода первого отпечатка — 8 секунд, а скорость печати — 20 стр/мин. При этом стандартный картридж способен напечатать 2 500 страниц. А плотность бумаги, на которой техника свободно печатает, может достигать 220 г/м2.

Пользователи ценят модель за высокую надежность и долговечность. Но это при условии, что вы используете оригинальные расходники.

Плюсы:

• Первый отпечаток за 8 секунд.

• Хорошая скорость печати.

• Отличается высокой долговечностью.

• Небольшой.

В среднем ценовом сегменте

1. Canon i-SENSYS LBP6030B — от 14 000 рублей

Если вам нужен надежный лучший цветной принтер для офиса с хорошей производительностью и функцией автоматической редактуры, эта модель подойдет как нельзя лучше. Места займет мало, поскольку весит всего 5 кг, зато справится с загрузкой в 5000 стр/месяц.

Принтер выходит из спящего режима за рекордное для лазерного устройства время — 1 секунду, а на первый отпечаток тратит 7,8 секунд. Скорость печати у техники хорошая — 18 стр/мин. При этом разработчики позаботились о том, чтобы повысить четкость изображения, установив технологию Automatic Image Refinement. При этом максимальное разрешение печати составляет 600×600 dpi, а для цветной — 2400×600 dpi.

Вас также порадует особая экономность принтера, который в режиме сна тратит всего 0,8 Вт и который считается лучшим в своем классе. Соединяется с другими устройствами по USB 2.0, «дружит» со всеми популярными ОС, а печатать может не только на бумаге, но также на пленке и конвертах.

Плюсы:

• Компактность.

• Легко настраивается.

• Тихо работает.

• Просто подключается.

• Работает и с бумагой, и с пленками.

• Быстрый.

• Есть опция цветной печати.

2. OKI B412DN — от 20 000 рубля

Несмотря на скромные размеры, это лучший принтер для офиса в нашем обзоре. Удивит своего владельца высокой производительностью и выносливостью. Одним из ее преимуществ можно назвать высококачественные отпечатки с отличной резкостью — 1200×1200 dpi. Хотя принтер предназначен для небольших офисов или дома.

Принтер выдает отпечатки со скоростью 33 стр/мин. При этом на разогрев с нуля уходит 17 секунд, а на выдачу первого отпечатка — всего 5 секунд. Рекомендуемый месячный объем — 3 000 страниц. Но это еще не все: оборудование умеет запечатывать бумагу с двух сторон одновременно. Экономия времени очевидна!

К другому оборудованию принтер можно подключить через USB 2.0 и Ethernet, а также wi-fi, если вы приобретете модуль дополнительно. При этом вы можете использовать два типа картриджа: на 3 000 и 7 000 страниц.

Плюсы:

• Компактность.

• Производительность.

• Высокое качество печати.

• Низкие расходы на эксплуатацию.

• Дуплексная печать.

• Высокий уровень безопасности при печати конфиденциальных документов.

В высоком ценовом сегменте

1. Kyocera P5026cdw — от 31 000 рублей

Рейтинг лучших принтеров для офиса невозможен без Kyocera P5026cdw. Если в офисе потребовался принтер, способный осилить не только монохромную, но и цветную печать, берите эту модель. Качество печати этой разработки вдохновляет: разрешение цветных отпечатков достигает 9600×9600 dpi. При этом скорость как цветной, так и черно-белой печати одинаково высокая — 26 стр/мин.

Установка разогревается дольше, чем остальные модели, о которых мы писали, — 29 секунд, — а на первый отпечаток требуется до 9,5 секунд. Однако это полностью компенсируется качеством отпечатков, а также ресурсом установки — 1200 страниц в стартовой комплектации. После заправки ресурс увеличивается до 4000 и 3000 страниц для ч/б и цветной печати соответственно.

Средний срок работы фотобарабана достигает 100 000 страниц, месячный ресурс — 50 000 страниц. Плотность бумаги, на которой техника оставляет отпечаток, может достигать 220 г/ кв. м. Это значит, что принтер способен печатать на пленках, конвертах и прочих материалах.

Плюсы:

• Поддержка мобильной печати — AirPrint, Mopria, KYOCERA Mobile Print.

• Быстрый.

• Высокое качество печати.

• Увеличенный ресурс фотобарабана.

• Двусторонняя печать.

• Wi-fi модуль.

2. KYOCERA ECOSYS P3150dn — от 43 000 рублей

Самый лучший принтер для офиса с высоким документооборотом. Эта мощная лазерная модель умеет делать все, что вам пригодится в повседневной жизни. Например, печатать со скоростью 50 стр/мин, разогреваться за 20 секунд, а первый отпечаток выдавать за 5,4 секунды. При этом весит модель всего 16,1 кг и может с удобством разместиться на рабочем столе.

Техника подружится со всеми популярными операционными системами: Windows, Linux, Mac OS. Умеет переносить изображения на карточки, пленки, наклейки, глянцевую и матовую бумагу плотностью до 220 г/кв. м. Есть опция дуплексной печати, которая серьезно упростит жизнь офисным работникам и позволит сэкономить время на распечатке документов.

Обратите внимание, что монохромный картридж рассчитан на 12 500 отпечатков, а для простоты работы с техникой у нее предусмотрена ЖК-панель управления.

Плюсы:

• Высокая производительность.

• Дуплекс.

• Стабильная и безупречная работа.

• Быстрый.

• Средних размеров.

Рейтинг принтеров для офиса показывает, что идеальная техника — не та, которая имеет лучшие показатели в своей ценовой категории. А та, которая лучше всего соответствует вашим задачам и не требует лишних расходов. Форофис предлагает выбирать оргтехнику — принтеры, МФУ и прочее — правильно, поэтому проконсультирует по всем вопросам!