Что нужно знать про обмен электронными документами

Стандартный документооборот предполагает большой расход бумаги, а также времени. Для пересылки договоров контрагентам придется потратить от нескольких часов до нескольких дней. Но все может быть гораздо проще, если перейти на электронный документооборот. Так называется процесс обмена бумагами онлайн. Обязательное условие — заверение электронной подписью. Потребуется несколько минут, чтобы заключить сделку, вне зависимости от места расположения контрагента. Разбираемся подробнее, что такое ЭДО.

Кому нужны электронные документы

Не все компании охотно рассматривают переход на цифровое взаимодействие. Например, если организация заключает пару контрактов в год, для нее отправлять бумаги почтой выгоднее. Но есть немало ситуаций, когда ЭДО необходимо.

1. Для крупного бизнеса

Если за месяц вы пересылаете сотни документов, только на бумаге, конвертах, оплате курьеров можно сэкономить сотни тысяч рублей. При этом сроки заключения сделок уменьшатся, а вместе с ними — риски, сопряженные с утратой экземпляров, недочетами в заполнении бумаг.

2. Для среднего и маленького бизнеса

ЭДО может быть полезен бизнесу любого формата. Особенно если нужно получить оплату в день подписания договора. Переход на электронные «рельсы» помогает ускорить все процессы. И даже если сейчас вы ограничиваетесь всего несколькими договорами в год, это может измениться. Бизнес развивается, документооборот растет. Могут появиться крупные контрагенты, которые уже работают с ЭДО и потребуют этого своих партнеров.

Как выглядит обмен электронными документами

Стандартная схема выглядит одинаково вне зависимости от величины бизнеса.

1. Схема

Отправитель составляет документ. Ставит подпись. Пересылает получателю. Если последний еще не пользуется передовой технологией, то получит на почту приглашение зарегистрироваться в системе.

Контрагент получает экземпляр. Утверждает или отклоняет, указывая конкретную причину отказа.

Отправитель получает экземпляр, который подписан получателем. Если находятся недочеты, ошибки, вносит правки или составляет новый.

2. Электронный документооборот

Электронный документооборот — это возможность обменяться контрактами онлайн, применяя защищенные каналы связи, а также электронную цифровую подпись.

3. Электронный документ

Стандартный DOC- или PDF-файл, который можно создать, открыть, скорректировать в любом редакторе.

Чтобы придать ему юридическую силу, применяется электронная подпись. По сути, это цифровой «отпечаток пальца». Подпись прикрепляется к документу, после чего он становится юридически значимым. Подтверждает, что вы получаете бумагу в том виде, в котором ее составил отправитель.

4. Электронная подпись

Получить ЭЦП можно в любом удостоверяющем центре. Список организаций можно найти на сайте Министерства связи РФ.

Требуется оставить заявку на сайте, внести реквизиты компании, получить счет, внести оплату. После чего с вами свяжется менеджер, чтобы пригласить на встречу в офис. С собой обычно нужно иметь паспорт, иногда — подтверждение полномочий, реквизитов компании. Ключ загружается на флеш-карту или токен, которую можно приобрести дополнительно на месте получения ЭП.

Заявку также можно подать очно. Однако придется потратить некоторое количество времени. Подпись предоставляется после оплаты, которую нужно сделать исключительно переводом. Иногда эта процедура занимает несколько часов.

5. Оператор документооборота

Чтобы разобраться в том, как работает электронный документооборот, нужно сказать об операторах. С их помощью повышается степень защищенности информации. Ведь обычные почтовые ящики злоумышленники могут легко взломать. Налоговая инспекция принимает счет-фактуры только посредством операторов.

С оператором не требуется подписывать договор. Достаточно зарегистрироваться, загрузить сертификат ЭЦП, оплатить услуги по тарифу. Остальную работу выполняет оператор: сообщает ФНС о вашем присоединении, гарантирует соблюдение законодательства РФ.

При выборе оператора советуем присмотреться к опциям, которые он предлагает:

• организация архива с удобной системой фильтров для поиска;
• разделение прав доступа для разных сотрудников;
• доработки СЭД в индивидуальном порядке;
• интеграция с сервисами, которые вы уже применяете — CRM, банковские и бухгалтерские системы, ПО для кадрового учета;
• возможность доступа с мобильных устройств.

Может показаться, что такие возможности не потребуются. Но это только первое впечатление. Чтобы сделать доступ к документации максимально простым, быстрым, удобным, безопасным, лучше продумать все нюансы заранее.

6. Стоимость

Работая через оператора, вы оплачиваете только те документы, которые подписывают обе стороны. Обычно отправка бумаг стоит 6-8 рублей за единицу, а все входящие сообщения бесплатны.

Новички часто начинают с минимального пакета. Однако он быстро заканчивается, поэтому приходится тратить больше. Гораздо выгоднее выбирать безлимитное обслуживание или договориться на сотрудничество по индивидуальной программе. Если вы отправляете более сотни бумаг в месяц или более тысячи в год, система сократит расходы на бумагу, конверты, оплату почты или курьеров.

В чем преимущества ЭДО

Мы разобрались в том, что такое ЭДО — электронный документооборот. Поговорим о преимуществах разработки.

1. Экономия

Если подсчитать, сколько компания тратит на бумагу, принтеры, картриджи, дыроколы, конверты, марки, получится круглая сумма. К тому же приходится дублировать одни контракты, отчеты на разных носителях. Следить за тем, чтобы они не потерялись. Цифровая система помогает избежать этих затрат, обеспечит безопасное хранение, исключит утечку информации.

2. Скорость

Если вы вместе с контрагентом пользуетесь услугами одного оператора, обмен займет две-три минуты. Неважно, куда отправляется контракт, — в соседний кабинет или в другой конец страны. В итоге сроки согласования сокращаются. Снижаются риски получить штраф за несвоевременную подачу бумаг или подачу с ошибками.

ЭДО позволяет обмениваться данными круглосуточно, имея под рукой любой гаджет, привязанный к ЭП.

3. Хранилища уменьшаются

Бумаги хранятся от 3,5 лет и дольше. Чтобы обеспечить грамотное хранение такого объема документов, компании выделяют помещения или даже этажи под хранилища. Но работа в ЭДО исключает необходимость в подобных помещениях отпадает. Для хранения используются серверы, которые занимают гораздо меньшую территорию.

4. Надежность

Бумага выгорает, рвется, горит, может потеряться. А если документ потерялся, найти его будет непросто. Гораздо удобнее работать с электронными бумагами. В архивах всегда есть резервная копия. Найти нужную бумагу гораздо проще, когда есть функция поиска. Человеческий фактор сводится к нулю.

6. Безопасность

Когда один документ требуется разослать нескольким людям, можно воспользоваться сканером и обычной электронной почтой. Однако вырастают риски, что данные будут украдены, попадут в сеть. Только ЭДО гарантирует возможность просмотра бумаг сразу несколькими пользователями. При этом риски утечки информации минимальные.

6. Контроль

Для чего еще нужен электронный документооборот? Одна из целей — контроль. Вы видите, сколько раз и когда бумаги открывались, какие корректуры вносились, ставилась подпись или нет. Проще отследить, какое звено в цепи сотрудников наиболее и наименее эффективное.

Как совмещать бумажный документооборот с ЭДО

Если вы твердо решили перейти на ЭДО, уже выбрали оператора, приобрели ЭЦП, остается действовать по следующей схеме:

1. Договориться с контрагентами

Быстро перейти на новую систему не получится. Одна из причин — контрагенты. Далеко не все захотят поддержать компанию в ее стремлении к оцифровке. Придется работать в двух системах одновременно.

2. Управлять двумя потоками документов

Если не все контрагенты согласились на такой формат сотрудничества, придется параллельно хранить бумажные оригиналы, копии. Делать это можно в отдельном архиве. Что касается хранилища электронных документов, придется добавлять сведения о бумажных оригиналах. Система присваивает каждому документу QR-код, по которому быстро свяжет скан с бумажной версией.

3. Хранить документы

Законодательство обязывает не выбрасывать первичные документы в течение 4 лет или дольше. Если документооборот внушительный, пригодится спецархив.

Как понять, что пора переходить на ЭДО

Если вы не можете решить, что лучше для компании — бумажный или электронный вариант, советуем проверить себя по короткому чек-листу. Если на большую часть вопросов вы ответите «нет», работа с электронным документооборотом будет полезна.

Чек-лист:

1. Вы можете быстро найти карточку документа, подписанный оригинал, даже скан-копии, если это потребуется.
2. Вы знаете, на каком этапе подписание документа застопорилось, поскольку следите за цепочкой согласования. Бегать по сотрудникам и опрашивать их не придется.
3. Вы в курсе, какие из документов уже подписали, а какие еще находятся в подвешенном положении.
4. Вы можете в течение нескольких минут отобрать бумаги по отдельному контрагенту за конкретный период времени и отправить их в ФНС.

Как работать в ЭДО — короткая инструкция

Перейти на электронный документооборот не так сложно, как может показаться. Для этого нужно преодолеть всего несколько этапов.

1. Договориться с контрагентами. Одни из них уже используют ЭДО, другие не собираются. Однако со всеми нужно договориться о схеме сотрудничества. Повезет, если все контрагенты согласятся перейти на оцифрованный обмен данными.
2. Приобрести электронную цифровую подпись. Все сотрудники, подписывающие бумаги, должны иметь личные ЭЦП.
3. Выбрать оператора ЭДО, заключить соглашение, зарегистрироваться в сервисе. О критериях выбора оператора мы уже писали выше.
4. Протестировать систему. У вас появляется возможность загружать электронные документы в личный кабинет, подписываться, осуществлять отправку контрагентам.

Процесс несложный. А результат помогает оптимизировать документооборот, меньше тратить на бумагу, печать, хранение. Сэкономленные средства можно направить на более важные цели. Например, развитие, расширение бизнеса.

Какую электронную цифровую подпись выбрать

Первое, что необходимо для ЭДО, — цифровая подпись. Есть простой, неквалифицированный, квалифицированный вариант. Вы можете применять любой, но с небольшим уточнением. Квалифицированная подпись нужна для налоговой, иногда — для суда. Простая, неквалифицированная используется в остальных случаях.

Простая

Редко используется компаниями. Обычно используется физическими лицами, чтобы заплатить штрафы ГИБДД, получить госуслуги, покупать онлайн. Иногда компании вводят такую подпись, чтобы организовать обмен бумагами между сотрудниками.

Неквалифицированная

Доступный вариант, но с некоторыми ограничениями. Содержит криптографические алгоритмы, но удостоверяющим центром не подтверждается. Подойдет для обмена договорами, счетами, актами с партнерами. Однако предварительно заключается соглашение с контрагентом, в котором фиксируется согласие обеих сторон доверять такой подписи.

Для применения такой ЭЦП вам нужно распечатать соглашение, подписать его и включить соответствующий пункт в договор с партнером по бизнесу.

Квалифицированная подпись

Для обмена первичными документами с контрагентами, а также подачи счет-фактур в налоговую нужна квалифицированная ЭЦП. Выдает ее только аккредитованной центр из списка ФНС. Список организаций есть на сайте налоговой.

Сертификат подписи придется обновлять ежегодно. А для работы нужно поставить специализированное ПО — средство криптозащиты информации. Эта программа прикрепляет ЭЦП, сканирует подписи других участников операции.

Есть программы платные и бесплатные. По функциям они одинаковые. Однако в случае с бесплатным сервисом могут возникнуть проблемы совместимости. Оба ПО работают с Windows, Mac.

Также есть вариант облачной ЭЦП, для которой не требуется программа криптозащиты. Она сохраняется в сервисе обмена. Когда вы подписываетесь, на смартфон приходит сообщение с подтверждением действия. Такой подход стоит дешевле, удобнее в применении, но менее безопасен, чем специальная программа.

Коротко о том, в чем состоит различие между ЭЦП разных видов:

Теперь вы знаете, что значит ЭДО и какую пользу он приносит. Но поскольку система только внедряется в использование, переход займет некоторое время, потребует минимальных усилий. Например, придется договариваться с контрагентами, вести двойную документацию — бумажную, электронную. Зато вы сможете сократить временные, финансовые расходы, следить за деятельностью своих сотрудников, контролировать все процессы.