Как сшивать документы?

Прошивка — удобный способ систематизировать большое количество документов. Применяется как в текущем делопроизводстве, так и в случае отправки документации в архив. Процесс кажется простым, однако на деле часто выясняется, что малейшая ошибка или неточность в его организации вызывают неприятные последствия. Например, если бумаги сшиты неправильно, архив или надзорные органы могут их не принять. Плохая систематизация иногда становится причиной отказа в партнерстве, а также подмены важных документов. Рассказываем в своей статье, как сшивать документы по ГОСТу, чтобы избежать негативных последствий.

Какие документы нужно сшивать?

Прошивка помогает избежать потери документов. Особенно когда это многостраничные фолианты. Если все выполнено правильно, листы надежно зафиксированы. Подменить или достать документы будет непросто. К тому же прошитые дела занимают меньше места.

Однако сшивать требуется не все бумаги. Только многостраничные документы, которые вы собираетесь передавать в контролирующие, регистрационные органы. Еще сюда попадают тендеры, дела, отправляющиеся в архив.

Принято скреплять по правилам следующие группы документов:

• бухгалтерские;

• архивные;

• кадровые;

• нотариальные;

• корреспонденция;

• для проверки.

Для справки! Документы, которые обычно запрашивает налоговая служба, не подшиваются, чтобы не затруднять инспекторам работу. Но вы можете действовать двумя способами. Первый — не сшивать документы, а при запросе сканировать и заверять копии. Второй — подшивать, но заранее создавать электронные копии.

Какие требования ГОСТ нужно соблюдать?

Сегодня не существует единого формата, который бы регламентировал прошивку документов. Поэтому в каждом конкретном случае нужно проверять наличие соответствующего регламента.

Приходится брать информацию из разных источников:

• Методические указания есть в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело», но подробности самой процедуры не уточняются.

• Отраслевые нормативные акты включают в себя инструкции ЦБ РФ, рекомендации Росархива (приказ №76 от 23.12.2009), типовые инструкции по делопроизводству, методические разъяснения по особенностям заполнения форм.

Если сшитые папки передаются в налоговую или архив, дело упрощается, так как у этих организаций есть собственный регламент. В других случаях приходится руководствоваться разными рекомендациями, что усложняет процесс.

1. Сшиваем документы для ФНС

Чтобы было понятнее, как сшить документы нитками, возьмем для примера регламент налоговой инстанции. Требования указаны в приказе от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25, в разделе «Общие требования к оформлению представляемых документов».

Кроме соблюдения основных условий, нужно обратить внимание и на дополнительные:

• не более 150 страниц в одной подшивке;

• заверение лицом, ответственным за делопроизводство;

• документы без прошивки заверяются постранично;

• для скрепления делается 2–4 дырки.

Какие инструменты пригодятся?

Комплект инструментов зависит от двух факторов: размера организации, количество листов в подшивке.

Обычно компании используют следующий комплект:

• иголка;

• шило;

• дырокол;

• нитки, тесьма или шпагат;

• ножницы;

• клей;

• бумажные пломбы.

Если организация крупная и способна позволить себе профессиональное оборудование, приобретается брошюровщик.

1. Аппарат для прошивки

Автоматизированное оборудование облегчает и ускоряет процесс. Оно собирает большое количество листов под одну обложку на пружину из металла, пластика.

При подаче тендерной документации часто используют термобиндеры — те же брошюровщики, но для фиксации на клей. Такой формат актуален для папок на 80–100 листов и больше.

Еще могут использоваться брошюровочно-переплетные станки, которые осуществляют фиксацию традиционным методом — иглой и нитью. Подходящий вариант для официальных бумаг. Если пластиковые пружины легко расшить, то классическую прошивку — нет.

2. Нитки

Обычные нитки не применяются, так как они тонкие и хрупкие. Вместо этого берется банковский шпагат, лавсановые ленты, специальные нитки. В крайних случаях их заменяют суровой нитью. Если применяется х/б нитка, она складывается в несколько слоев.

Материалы часто маркируются «ЛШ». Например, лавсановая лента ЛШ-210. Это значит, что перед нами лавсановая лента для прошивки с плотностью 210 текс. Она стойко переносит воздействие кислоты, растворителей, слабой щелочи, плесени, влажности, перепадов температур.

3. Наклейки

Когда прошивка закончена, нить закрепляется специальной наклейкой или пломбой. Здесь отмечается, сколько листов в подшивке, а ее наличие служит заменой официальной печати.

Однако наклейка должна соответствовать ряду требований:

• быть прямоугольной, размер 6×4 или 5×8 см;

• быть достаточно большой, чтобы спрятать узел;

• разместить надпись «пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью Х листов»;

• содержать место для информации об ответственной персоне: ФИО, подписи, даты подписания;

• пропечатываться так, чтобы частично задевать папку.

4. Несколько правил прошивки

Когда все инструменты готовы, делается следующее:

• собрать бумаги, развернуть нужной стороной;

• разложить по датам;

• проставить номера — только на листах, но не на страницах;

• разбить папку на тома с уникальной нумерацией, если в ней более 250 листов;

• опись не имеет номера;

• применяются арабские цифры, которые ставятся в правом верхнем углу, соблюдая достаточный отступ от текста;

• ошибка исправляется так — число зачеркивается, рядом ставится правильное, подпись с указанием даты исправления;

• литерная нумерация допускается, когда нужно добавить в папку документ уже после завершения основной нумерации;

• лист большого формата нумеруется в правом верхнем углу, затем сворачивается до формата А4, сшивается по левому краю;

• чтобы подключить переписку в конвертах, сначала номер проставляется на конверте, а затем — на содержимом;

• приложения к делам оформляются как отдельные тома, имеют собственную нумерацию;

• убираются скобы и зажимы;

• материалы аккуратно складываются, чтобы при хранении не мялись, а папка выглядела аккуратно;

• заранее подготавливается обложка — стандартные размеры составляют 229×324 мм.

Инструкции, которые вам пригодятся

Количество дырок в документах может варьироваться от 2 до 5 штук. Все зависит от объема документов в подшивке, типа документов, требований принимающей стороны. Если бумаг немного, достаточно двух-трех проколов. Для повышенной защиты рекомендуется сшивать на четыре-пять дырок. Разбираемся, как правильно прошить документы по новым стандартам со схемами: в две, три дырки и более.

1. Два прокола

Простейшая процедура, с которой сложностей не возникает. Отверстия проделываются иглой или дыроколом. Документы прокалываются с левой стороны, отступ от края составляет 1–2 см. Нить продевается так, чтобы образовалась плотная петля. Концы завязываются узлом, складываются, а сверху располагается наклейка. На листе записывается, сколько бумаг пронумеровано и прошнуровано. Затем ответственное лицо вписывает число документов, ставит ФИО, роспись с указанием даты процедуры.

2. Три прокола

Сначала нужно отметить места будущих проколов. Если другое не предусматривается, они делаются в центре левого края папки на расстоянии трех-пяти сантиметров между собой.

Иголка вводится в средний прокол сзади, выводится на внешнюю сторону папки и протягивается через нижнее отверстие. Затем иголка направляется в верхнее отверстие, выводится на лицевую сторону и проходит через средний прокол на тыльную сторону папки. Там нити обрезаются, оставляются хвосты, ставится пломба.

3. Четыре прокола

Если папка довольно толстая, а степень защиты нужна повыше, используется схема в четыре отверстия. Расстояние между ними стандартное — от 3 до 5 см. От верхнего и нижнего края обычно нужно отступить по два сантиметра.

Иголка вводится в одно из средних отверстий с тыльной стороны на лицевую. Затем пропускается в нижнее отверстие, выводится через него на тыльную сторону, а затем в соседний прокол — на лицевую. По аналогии она пропускается через все четыре отверстия.

4. На уголок

Кассовые бухгалтерские бумаги и некоторые другие разрешается соединять на уголок. Это значит, что листы складываются стопкой, а левый угол сгибается назад. В месте загиба проделывается два отверстия, через которые нитка пропускается по принципу «2 прокола». Концы фиксируются бумажной пломбой, которая заверяется по всем правилам.

5. Папка с документами

Иногда объем документации настолько велик, что обойтись стандартным дыроколом, шилом или иголкой не получится. Потребуется самый настоящий шуруповерт со шпагатом или профессиональная техника. Такие многостраничные документы должны содержать до 250 листов, а упаковываться в твердую папку. Сборка ведется на пружину из пластика или металла.

Кроме этого, нужно знать еще некоторые важные моменты.

1. Обложка

Существует три разновидности обложек:

• стандартная — для листов А4, 229×324 мм;

• нестандартная — изготавливается вручную;

• для длительного хранения — из бескислотного картона.

Для передачи материалов в контролирующие и регистрирующие органы достаточно будет простой картонной папки. Если речь идет об архиве компании, целесообразно выбирать плотный картон или пластик. А для длительного хранения — бескислотный материал.

Обложка содержит информацию:

• название организации, структурного подразделения с индексом (если имеется);

• дата создания прошивки с указанием дат крайних документов;

• индекс, заголовок, сроки хранения;

• номер тома или части;

• число материалов.

2. Опись

Составляется в свободной форме, потому что шаблон отсутствует. Должна содержать название документа, дату составления, перечисление материалов из подшивки, указанием количества. Обязательно проставляется ФИО, должность, подпись ответственной персоны. Не нумеруется. Может подшиваться в папку или приклеиваться к обложке.

3. Заверительная надпись

Содержит данные о количестве материалов, дате прошивки, ответственном лице. Для налоговой размеры пломбы составляют 3×5 см, для архивного хранения — 5×6 см.

Мы рассказали, как прошивать документы и почему это делать необходимо. Первая причина — исполнение требований, которые организации предъявляют при получении материалов. Вторая — сохранность самих документов и риски подмены важной информации. Чтобы этого не произошло, процесс должен осуществляться правильно.

Пошаговая инструкция:

• убедитесь, что все материалы на месте;

• проверьте, чтобы все листы были подписаны, отмечены печатью;

• удалите булавки, скрепки;

• сложите листы в хронологическом порядке и пересчитайте;

• проставьте номера по указанным правилам;

• опишите содержание папки и подготовьте обложку;

• сшейте материалы;

• используйте бумажную пломбу с заверением;

• проставьте печать.

Если вы четко придерживаетесь перечисленных правил, проблем с представлением материалов в проверяющие органы или хранением в архиве не будет никогда.