Технологии «облака» — как организовать дистанционную печать и сканирование документов?

В современном быстро меняющемся цифровом мире возможность печати и сканирования документов из любого места в любое время становится все более важной. Удаленная работа, совместная работа в нескольких местах и растущий акцент на эффективности привели к необходимости в более инновационных решениях.

Важность облачных технологий

Облачные технологии стали неотъемлемой частью нашей повседневной жизни, коренным образом изменив то, как мы работаем, общаемся и храним данные. Эти технологии предлагают ряд преимуществ по сравнению с традиционными локальными решениями, в том числе:

масштабируемость: облачные сервисы можно легко увеличивать или уменьшать в соответствии с изменяющимися требованиями, обеспечивая эффективное использование ресурсов;
гибкость: пользователи могут получать доступ к облачным сервисам и данным с любого устройства с подключением к Интернету, что обеспечивает бесперебойную совместную работу и удаленную работу;
рентабельность: облачные сервисы часто работают по модели оплаты по мере использования, что устраняет необходимость крупных первоначальных инвестиций в аппаратное и программное обеспечение.

Эти преимущества распространяются на удаленную печать и сканирование, что делает облачные технологии ценным инструментом для организаций и частных лиц, стремящихся улучшить свои процессы управления документами.

Преимущества удаленной печати и сканирования

Облачная удаленная печать и сканирование предлагают несколько преимуществ по сравнению с традиционными решениями для локальной печати и сканирования:

Доступ в любое время и в любом месте: пользователи могут печатать и сканировать документы с любого устройства, подключенного к Интернету, независимо от их физического местоположения. Это особенно полезно для удаленных сотрудников, путешествующих специалистов и организаций с несколькими офисами.

Упрощение совместной работы: облачное хранилище документов и совместное использование позволяют пользователям более эффективно сотрудничать в проектах. Члены команды могут получать доступ к документам, печатать и сканировать их по мере необходимости без необходимости физической передачи файлов или отправки вложений по электронной почте.

Оптимизация рабочих процессов и управление документами. Облачные сервисы часто интегрируются с системами управления документами, обеспечивая централизованное хранение и простой поиск распечатанных и отсканированных документов. Это может сэкономить время, снизить риск потери документов и повысить общую производительность.

Снижение затрат. Удаленная печать и сканирование могут помочь организациям сэкономить деньги за счет сокращения потребности в нескольких принтерах и сканерах, а также снижения расхода бумаги и чернил за счет более эффективного управления документами.

Понимание облачных технологий

Чтобы лучше понять облачную печать и сканирование, важно сначала понять основы облачных технологий.

Существует три основных модели:

инфраструктура как услуга (IaaS). В этой модели пользователи арендуют вычислительные ресурсы, такие как виртуальные машины, хранилища и сети, у поставщика облачных услуг.
платформа как услуга (PaaS): PaaS предоставляет разработчикам платформу для создания, тестирования и развертывания приложений, не беспокоясь об управлении базовой инфраструктурой.
программное обеспечение как услуга (SaaS): SaaS предоставляет программные приложения через Интернет, как правило, по подписке. Пользователи могут получить доступ к этим приложениям с любого устройства с подключением к Интернету.

Кроме того, существуют три основные модели развертывания облака:

общедоступное облако — услуги предоставляются через Интернет и совместно используются несколькими пользователями. Поставщики общедоступных облаков, такие как AWS, Google Cloud Platform и Microsoft Azure, владеют базовой инфраструктурой и управляют ею;
частное облако — предназначено для одной организации и может размещаться локально или у стороннего поставщика. Частные облака предлагают больший контроль и настройку, но могут быть более дорогими и сложными в управлении;
гибридное облако — сочетает в себе элементы общедоступных и частных облаков, что позволяет организациям использовать преимущества обеих моделей. Этот подход позволяет организациям сбалансировать затраты, гибкость и безопасность в соответствии со своими конкретными потребностями.

Обзор удаленной печати и сканирования

Удаленная печать и сканирование — это возможность печатать и сканировать документы из любого места с помощью облачных сервисов и устройств, подключенных к Интернету. Эта возможность позволяет пользователям получать доступ к принтерам и сканерам, не находясь физически в одном и том же месте, что упрощает управление документами и совместную работу.

Базовый рабочий процесс облачной печати и сканирования включает следующие шаги:

отправка: пользователи отправляют задания на печать или сканирование со своих устройств (например, компьютеров, смартфонов, планшетов) через облачную службу. Это может включать загрузку документов в облако или выбор файлов, уже сохраненных в облачной системе управления документами.
обработка: облачная служба обрабатывает задание на печать или сканирование, определяя подходящие устройства и параметры на основе предпочтений и требований пользователя.
вывод: принтер или сканер выполняет задание, создавая физическую распечатку или цифровое сканирование документа. В случае сканирования отсканированный документ обычно хранится в облаке, что делает его доступным для пользователя и любых уполномоченных сотрудников.

На протяжении всего этого процесса облачная служба выступает в качестве посредника, соединяя пользователей и устройства и управляя потоком данных. Это обеспечивает беспрепятственную удаленную печать и сканирование, независимо от местоположения пользователя или конкретных задействованных устройств.

Оригинальные технологии облачной печати и сканирования

Google Cloud Print был облачной службой печати, которая позволяла пользователям печатать документы с любого устройства, подключенного к Интернету. Он поддерживает широкий спектр принтеров и устройств, включая Android, iOS, Chromebook, Windows и macOS. Однако 31 декабря 2020 г. поддержка Google Cloud Print была прекращена, и пользователям рекомендуется изучить другие альтернативы облачной печати.

HP ePrint — это облачное решение для печати, которое позволяет пользователям печатать с любого устройства, подключенного к Интернету, отправив электронное письмо с вложением на уникальный адрес электронной почты принтера. Основные функции HP ePrint включают в себя:

широкая совместимость: работает с большинством принтеров HP с включенными веб-службами, а также с различными устройствами, включая смартфоны, планшеты и ноутбуки;
простая настройка: пользователи могут активировать ePrint через панель управления принтера или встроенный веб-сервер;
безопасная печать: задания на печать шифруются во время передачи, и пользователи могут установить PIN-код для дополнительной безопасности.

Canon Print Service — это решение для мобильной печати, которое позволяет пользователям печатать документы и изображения с устройств Android на принтерах Canon по сети Wi-Fi. Основные функции Canon Print Service включают в себя:

сервис можно установить в виде плагина на поддерживаемых устройствах Android.
пользователи могут настраивать параметры печати, такие как размер бумаги, ориентация и цветовой режим, прямо со своих устройств.
поддерживается большинством принтеров Canon PIXMA, MAXIFY и SELPHY.

Epson Connect — это набор решений для мобильной печати и сканирования, предназначенных для принтеров Epson. Пакет включает в себя Epson Email Print, Epson iPrint, Epson Remote Print и Epson Scan to Cloud.

Brother iPrint&Scan — это бесплатное мобильное приложение, которое позволяет пользователям печатать и сканировать документы с помощью принтеров и сканеров Brother. К основным преимущества Brother iPrint&Scan относятся:

совместимость: работает с большинством принтеров и сканеров Brother, а также с устройствами Android, iOS и Windows;
пользователи могут настраивать параметры печати, такие как размер бумаги, ориентация и цветовой режим, прямо со своих устройств;
интеграция с облаком: приложение интегрируется с популярными облачными службами хранения, такими как Google Drive и Dropbox, что позволяет пользователям печатать и сканировать документы прямо из облака.

Xerox Mobile Print — это облачное решение для печати, которое позволяет пользователям печатать документы со своих смартфонов, планшетов и ноутбуков на принтерах Xerox. Платформа поддерживает различные устройства и платформы, включая Android, iOS и Windows. Пользователи могут установить PIN-код или потребовать аутентификацию пользователя для запуска заданий на печать, обеспечивая безопасность документа.

Принтеры и МФУ, поддерживающие облачные технологии

Epson

Серия Epson WorkForce включает струйные принтеры и многофункциональные устройства, предназначенные для малого и среднего бизнеса. Многие модели WorkForce поддерживают Epson Connect, что позволяет удаленно печатать и сканировать. Среди популярных моделей этой серии:

WorkForce Pro WF-4830
WorkForce Pro WF-3820
WorkForce Pro EC-C110
WorkForce Enterprise WF-C21000

В серию Expression входят фото- и домашние принтеры, а также устройства «все в одном». Эти модели предназначены для домашних пользователей и поддерживают Epson Connect для удаленной печати и сканирования. Среди популярных моделей этой серии:

Expression Photo XP-8600
Expression Premium XP-7100
Expression Home XP-4100

В серию EcoTank от Epson входят принтеры без картриджей с многоразовыми чернильницами для экономичной и экологически чистой печати. Многие модели EcoTank поддерживают Epson Connect для удаленной печати и сканирования. Среди популярных моделей этой серии:

EcoTank ET-4760
EcoTank ET-2720
EcoTank ET-8550

Серия SureColor включает широкоформатные принтеры и профессиональные фотопринтеры, некоторые из которых поддерживают Epson Connect для удаленной печати. Среди популярных моделей этой серии:

SureColor P700
SureColor P900
SureColor T3170x

Canon

Серия Canon PIXMA включает фотопринтеры, домашние принтеры и многофункциональные устройства. Многие модели этой серии поддерживают службу Canon Print Service для удаленной печати и сканирования с устройств Android. Среди популярных моделей этой серии:

PIXMA TR8620
PIXMA G7020
PIXMA TS9520

Серия MAXIFY предназначена для малого бизнеса и включает в себя струйные принтеры и многофункциональные устройства. Многие модели этой серии поддерживают службу печати Canon для удаленной печати и сканирования. Среди популярных моделей этой серии:

MAXIFY MB5420
MAXIFY MB2720
MAXIFY GX7020

Серия imagePROGRAF включает широкоформатные принтеры для профессиональных и технических пользователей. Некоторые модели этой серии поддерживают удаленную печать и сканирование. Среди популярных моделей этой серии:

imagePROGRAF PRO-2100
imagePROGRAF PRO-4100
imagePROGRAF TA-30

Серия OfficeJet включает струйные принтеры и многофункциональные устройства для предприятий и домашних офисов. Многие модели этой серии поддерживают HP ePrint для удаленной печати. Среди популярных моделей этой серии:

OfficeJet Pro 9015e
OfficeJet Pro 8025
OfficeJet 250 Mobile All-in-One

Серия LaserJet включает лазерные принтеры и многофункциональные устройства для бизнеса. Многие модели этой серии поддерживают HP ePrint для удаленной печати. Среди популярных моделей этой серии:

Серия DesignJet включает широкоформатные принтеры и плоттеры для профессиональных и технических пользователей. Некоторые модели этой серии поддерживают HP ePrint для удаленной печати. Среди популярных моделей этой серии:

В серию PageWide входят струйные принтеры для бизнеса и многофункциональные устройства, использующие технологию HP PageWide для быстрой и высококачественной печати. Многие модели этой серии поддерживают HP ePrint для удаленной печати. Среди популярных моделей этой серии:

PageWide Pro 577dw
PageWide Pro 452dw
PageWide Managed P75050dn

Вопросы безопасности при облачной печати и сканировании

По мере того, как организации все чаще внедряют технологии облачной печати и сканирования, защита конфиденциальной информации и защита конфиденциальности становятся критически важными. Утечка данных и несанкционированный доступ к конфиденциальным документам могут привести к значительному финансовому и репутационному ущербу.

Рекомендации по безопасной печати и сканированию:

аутентификация пользователей. Внедрите методы аутентификации пользователей, такие как пароли или биометрические данные, чтобы обеспечить доступ к вашим принтерам и МФУ только авторизованным пользователям.
шифрование. Используйте технологии шифрования для защиты данных, передаваемых между вашими устройствами и принтерами или МФУ.
защищенный выпуск печати: включите функции, требующие от пользователей ввода кода или использования значка для выпуска заданий на печать, предотвращая несанкционированный доступ к распечатанным документам.
регулярные обновления программного обеспечения. Обновляйте свои устройства, принтеры и МФУ с помощью последних исправлений безопасности и обновлений прошивки.
мониторинг использования. Используйте инструменты мониторинга и отчетности для отслеживания операций печати и сканирования, помогая выявлять потенциальные проблемы безопасности.