Правильное устройство HP для сканирования поможет оптимизировать вашу инфраструктуру и упростить рабочие процессы с документами. В ассортименте этого производителя имеется несколько конфигураций как отдельных сканеров, так и модулей в составе МФУ, которые способны удовлетворить самые различные запросы.
Оцифровывайте рабочие процессы
Эффективный рабочий процесс управления документами может привести к значительной экономии времени и средств для вашего бизнеса. Однако как выбрать подходящие устройства для сканирования? Стоит ли выбирать обычные настольные сканеры или полноценные многофункциональные устройства, поддерживающие печать, копирование и отправку факсов?
Поскольку потребности каждого бизнеса (и даже подразделений внутри этого бизнеса) различны, лучший выбор будет зависеть от множества критериев, включая объем документооборота, который вы хотите оптимизировать.
Что подходит именно вам?
Независимо от вашей бизнес-среды, у HP точно есть сканирующее устройство, подходящее для вашего документооборота:
- МФУ HP LaserJet и PageWide Enterprise — эти универсальные сетевые устройства помимо сканирования обеспечивают печать, копирование и отправку факсов. Большинство МФУ поддерживают двустороннее однопроходное сканирование. Они отлично подходят для сред с небольшим объемом и низкой сложностью.
- МФУ HP PageWide Enterprise Flow. МФУ Flow обеспечивают быстрое двустороннее сканирование за один проход; есть функции улучшения и обработки изображений; у этой линейки более высокие рекомендуемые ежемесячные объемы сканирования и срок службы.
- Рабочая станция HP Digital Sender Flow Document Capture. Сверхвысокая скорость и надежные функции обработки изображений делают этот аппарат правильным выбором, когда объем сканирования достаточно велик и требуется специальное устройство захвата.
- Сканеры HP ScanJet Enterprise Flow. Эти специализированные сканеры обычно обслуживаются одним человеком и поддерживают сложные рабочие процессы. Они подходят для документов, которые необходимо проверять или обрабатывать с помощью программного обеспечения сканирования на ПК.
Процесс выбора
Будете ли вы сканировать большой объем страниц? Выберите устройство, способное справиться с вашей рабочей нагрузкой.
Количество страниц, которые может обрабатывать сканирующее устройство, выражается либо в рекомендуемом ежемесячном объеме сканирования, либо в рекомендуемом ежедневном рабочем цикле. Вы можете оценить объем страниц, которые планируете сканировать, а затем выбрать устройство, которое соответствует вашим требованиям или превосходит их.
Скорость сканера измеряется тем, сколько односторонних страниц или двусторонних изображений сканер может обработать за одну минуту. Рейтинг изображений в минуту может вдвое превышать рейтинг страниц в минуту, поскольку устройства HP Flow (и большинство МФУ HP Enterprise) захватывают обе стороны двустороннего документа за один проход. Устройства с более высокой входной емкостью АПД позволяют пользователям загружать более крупные задания, экономя время.
МФУ HP LaserJet и PageWide Enterprise легко обрабатывают стандартные форматы и типы бумаги. Эти аппараты оснащены технологиями HP EveryPage, которые помогают уверенно подавать и захватывать отсканированные изображения, в том числе смешанные стопки носителей различной плотности и размеров, на высоких скоростях. Такая функция сводит к минимуму время, затрачиваемое на подготовку документов, и одновременно помогает обеспечить бесперебойную обработку страниц.
- Если вам необходимо сканировать нестандартные, поврежденные или хрупкие материалы, вам следует выбрать МФУ или планшетный сканер.
- Обязательно выберите устройство с поддержкой A3, если вам нужно сканировать широкоформатные документы.
- Малый объем, стандартные размеры и вес: МФУ HP LaserJet или PageWide Enterprise.
- Большой объем, частое двустороннее сканирование, различные носители: МФУ HP LaserJet или PageWide Enterprise Flow, сканер HP ScanJet Enterprise Flow или HP Digital Sender Flow.
Вам нужны расширенные функции сканирования или обработки изображений?
Подумайте, как отсканированный материал будет использоваться в рабочем процессе. Несложный рабочий процесс — это когда документы просто сканируются в хранилище с небольшим улучшением изображения. Более сложные рабочие процессы захвата могут включать удаление цвета из документов, выполнение обработки оптического распознавания символов (OCR), автоматическое извлечение данных из структурной формы или редактирование информации из отсканированного документа.
В целом МФУ LaserJet и PageWide Enterprise имеют базовые возможности сканирования и обработки изображений, включая предварительный просмотр изображения на сенсорном экране устройства. МФУ Flow предлагают множество расширенных функций автоматического формирования изображения и обработки изображений, которые вы найдете на устройствах Flow с цифровой отправкой, например подсчет страниц, автоматическую ориентацию (которая настраивает каждую страницу отдельного задания так, чтобы она была правильной стороной вверх) и встроенное распознавание текста для создания файлы с возможностью поиска.
Если вам нужны мощные функции оцифровки и улучшения изображений, такие как разделение пакетов, распознавание/декодирование штрих-кода или Kofax VRS 5.1 Professional (который может автоматически улучшить читаемость документа), выберите сканер из серии ScanJet Enterprise Flow. Эти сканеры также позволяют просматривать отсканированные изображения на мониторе ПК, чтобы гарантировать передачу мелких деталей с желаемым качеством.
Учитывайте количество и сложность «пунктов назначения», куда необходимо отправить ваши сканы.
МФУ LaserJet и PageWide Enterprise предлагают базовые функции для отправки сканов, а устройства Flow включают Microsoft SharePoint. Сканеры ScanJet Enterprise Flow хорошо подходят для одновременной отправки в несколько мест назначения, интегрируясь с системами управления документами, для которых требуются драйверы ISIS или TWAIN. Сканер ScanJet Enterprise Flow N7000 snw также может отправлять отсканированные изображения непосредственно на мобильные устройства с помощью приложения HP JetAdvantage Capture.
HP также предлагает прямую интеграцию ведущих решений для работы с документами, таких как Ephesoft Transact и Kofax Autostore, через панель управления сетевых МФУ и устройств цифровой отправки.
Нужно ли использовать устройство нескольким людям? Выбирайте между подключенными к ПК и сетевыми устройствами.
Сканеры, подключенные к ПК, обычно используются одним техническим специалистом, который выполняет крупномасштабное и сложное сканирование для нескольких отделов или всего предприятия. Сканеры HP ScanJet Enterprise Flow подключаются к компьютеру с помощью высокоскоростного USB 2.0 или SuperSpeed USB 3.0.
Сетевые МФУ следует развертывать в средах, где нескольким пользователям необходим доступ к сканирующему устройству. Эти устройства используют Ethernet или беспроводной интерфейс для подключения к сети.
Выбирайте между обычными сканерами или МФУ.
Большие объемы сканирования лучше всего обслуживаются самостоятельным сканирующим устройством. Кроме того, однофункциональные сканеры не будут отвлекаться на печать, копирование или отправку факсов другими пользователями. Они также могут обеспечивать более высокую производительность сканирования, чем МФУ HP Enterprise.
Если для пользователей важно иметь возможность одновременной печати, копирования, отправки факсов и сканирования на одном устройстве, то МФУ — это то, что вам нужно. МФУ Flow предлагают многие из надежных функций улучшения изображения и расширенной обработки, присущих сканерам HP и устройствам цифровой отправки.
