В связи с изменениями законодательства, которые вступили в силу с 1 марта 2023 года, организации и ИП, которые обрабатывают персональные данные физических лиц, включая работодателей, столкнулись с новыми требованиями по уничтожению персональных данных. Теперь компании должны подтверждать факт уничтожения таких данных в целях пресечения их незаконной обработки. Ранее законодательством не было установлено никаких требований к документальному оформлению факта уничтожения персональных данных.
Какие обязанности возникают у компаний по уничтожению персональных данных и когда их нужно уничтожать?
Обязанность по уничтожению персональных данных возникает в следующих случаях (ч.ч. 3-5 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»):
- при необоснованном получении персональных данных (например, получение персональных данных физического лица без его согласия);
- при неправомерной обработке персональных данных (незаконная передача персональных данных третьим лицам, необеспечение сохранности данных и т.д.);
- при достижении целей обработки персональных данных (например, при истечении срока действия ранее исполненного договора);
- при отзыве субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных.
При первых двух вариантах компания обязана сразу прекратить неправомерную обработку персональных данных и обеспечить ее правомерность. Если обеспечить законность обработки не удается, компания должна уничтожить имеющиеся в ее распоряжении персональные сведения.
Важно учесть, что необходимо уничтожить персональные данные, которые больше не нужны или для которых согласие на обработку было отозвано. В таких случаях не требуется обеспечивать законность обработки персональных данных, и данные просто удаляются.
Как уничтожать персональные данные
Уничтожение персональных данных — это процесс, в результате которого невозможно восстановить содержимое ранее полученных персональных данных (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Конкретный порядок уничтожения персональных данных не установлен законодательством. Он может быть определен компанией в локальном нормативном акте, который определяет ситуации, когда требуется уничтожение персональных данных, а также способ их уничтожения.
Процедура уничтожения документов при истечении срока хранения должна проходить в соответствии с определенными правилами. Во-первых, необходимо убедиться в том, что срок хранения документа действительно истек. Для этого необходимо обратиться к соответствующему законодательству, где указаны сроки хранения различных документов. Кроме того, нужно убедиться в том, что документы не имеют практической ценности и не могут быть использованы в будущем.
Далее необходимо сформировать экспертную комиссию, которая будет заниматься проведением экспертизы ценности документов. Комиссия должна состоять из нескольких человек, которые имеют достаточный опыт и знания в данной области. Комиссия должна проверить каждый документ на его ценность и принять решение о необходимости его уничтожения.
В протоколе заседания такой комиссии должны быть указаны все проверенные документы и решения, которые были приняты. Кроме того, в протоколе должны быть указаны все участники заседания и время его проведения.
Законодательством не предусмотрена специальная форма для акта об уничтожении персональных данных. Компания может составить его в произвольной форме. Главное, чтобы акт содержал:
- наименование организации или ФИО предпринимателя и их адрес местонахождения;
- ФИО лиц, чьи персональные данные были уничтожены;
- ФИО и должность лица, уничтожившего персональные данные, а также его подпись;
- перечень категорий уничтоженных персональных данных;
- наименование уничтоженного материального носителя, содержащего персональные данные, с указанием количества листов в отношении каждого материального носителя (в случае обработки персональных данных вручную);
- наименование информационной системы персональных данных, из которой были уничтожены персональные данные (в случае их обработки на компьютере);
- способ уничтожения персональных данных;
- причину уничтожения данных и дату уничтожения.
Выгрузка из журнала регистрации должна содержать:
- ФИО лиц, чьи персональные данные были уничтожены;
- перечень категорий уничтоженных персональных данных;
- наименование информационной системы персональных данных, из которой были уничтожены персональные данные;
- причину уничтожения персональных данных и дату их уничтожения.
Данный порядок уничтожения персональных данных будет действовать до 1 марта 2029 года.
Средства уничтожения персональных данных
Уничтожители документов — это устройства, специально разработанные для уничтожения конфиденциальных документов и данных путем разрезания их на крошечные фрагменты, которые практически невозможно собрать. Эти устройства бывают разных размеров, от небольших бытовых шредеров до промышленных, используемых корпорациями и государственными учреждениями.
Одним из основных преимуществ использования шредера является то, что он обеспечивает немедленное и необратимое средство уничтожения конфиденциальных данных. В отличие от других методов, измельчение гарантирует, что данные будут полностью уничтожены, а не просто повреждены. Это особенно важно при работе с конфиденциальной информацией, такой как персональные данные.
Шредеры также являются экономичным средством уничтожения данных — вы полностью контролируете процесс уничтожения, и вам не нужно платить за услуги третьих лиц.
Еще одним преимуществом шредеров является простота их использования. Большинство шредеров имеют простой интерфейс, и с ними может работать любой человек, даже без специальной подготовки. Это делает их идеальным решением для частных лиц и малых предприятий, у которых нет ресурсов для найма профессиональной службы уничтожения данных.
Наконец, измельчители экологически безопасны. После того, как документы были уничтожены, бумага может быть переработана и использована для изготовления новых продуктов. Это не только уменьшает количество отходов, но и экономит ценные ресурсы.
Узнать более подробную информацию об этих устройствах и заказать шредер подходящей конфигурации для своих нужд вы сможете на нашем сайте или у менеджеров отдела продаж.
